Voici la description des postes à combler à la Société Provancher.

Poste de secrétaire corporatif :

Le ou la secrétaire travaille en étroite collaboration avec le président du conseil d’administration de la Société Provancher. Il ou elle est responsable de toutes les fonctions de secrétariat du conseil d’administration.

Principales tâches :

Réunions du CA

• Élaborer le calendrier annuel des réunions et convoquer les administrateurs;
• Préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux des réunions;
• Transmettre aux administrateurs tous les documents afférents aux réunions;
• Déposer et classer les procès-verbaux sur le site Internet interne de la Société.

Assemblée générale annuelle (AGA)

• Convoquer les membres à l’AGA;
• Préparer l’ordre du jour et rédiger le procès-verbal de l’AGA;
• Transmettre aux membres de la Société tous les documents afférents à l’AGA, dans les délais prescrits par les règlements administratifs;
• Constituer le comité de mise en candidature pour la formation du CA et rédiger le rapport du comité;
• Déposer et classer le procès-verbal sur le site Internet interne de la Société.

Rapport annuel

• Planifier et coordonner la rédaction de toutes les sections du rapport annuel;
• Colliger et réviser l’ensemble des textes préparés par les responsables des comités;
• Rédiger les sections sous la responsabilité du secrétaire;
• Voir au montage final du document et à sa diffusion auprès des membres de la Société et sur le site Internet;
• Déposer annuellement le rapport auprès de Corporations Canada et au registraire des entreprises du gouvernement du Québec.

Bottin des administrateurs et liste des administrateurs sur Internet

• Tenir à jour le bottin et assurer sa diffusion auprès des administrateurs;
• Tenir à jour la liste diffusée sur Internet.

Classement des documents officiels

• Assurer le classement électronique et la conservation de tous les documents officiels de la Société (procès-verbaux, résolutions, lettres patentes, règlements, etc.).

Adhésion de la Société à divers regroupements d’organismes et accréditation auprès de municipalités et ministères

• Demande d’adhésion/accréditation et renouvellement annuel.

Coordonnateur ou coordonnatrice du bénévolat

Description de l’emploi bénévole :

Les bénévoles jouent un rôle primordial à la Société Provancher, car la presque totalité des activités et du travail sont effectués sous forme de bénévolat. Le rôle du(de la) coordonnateur(trice) est de mettre en œuvre le programme de bénévolat, depuis le recrutement des bénévoles jusqu’à la reconnaissance de leur contribution, et de proposer au CA les améliorations souhaitables ou nécessaires.

Principales tâches :

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du bénévolat collabore étroitement avec les responsables des comités et des projets pour l’évaluation de leurs besoins en ressources bénévoles. À cet effet :

• il ou elle prépare des descriptions d’emplois bénévoles et les annonces pour la recherche de candidats et le recrutement;
• il ou elle fait également le suivi et la reconnaissance des bénévoles;
• il ou elle vérifie le programme de bénévolat en vue de suggérer les modifications ou améliorations souhaitables ou nécessaires au CA;
• une fois par an environ, il ou elle coordonne la mise à jour du site Web : recueillir les besoins en bénévoles et la mise à jour des descriptions d’emplois bénévoles (DEB) selon les comités et projets et proposer et implanter différents modes de recrutement incluant la promotion sur les réseaux sociaux;
• en continu, il ou elle établit ou maintient des partenariats avec des organismes offrant des services dans le domaine du bénévolat (p. ex. : Centre d’action bénévole de Québec);
• il ou elle reçoit les offres de bénévolat, effectue les entrevues téléphoniques si nécessaire, et recommande les candidats(tes) aux responsables de comités concernés (en général, 2-3 par mois);
• il ou elle effectue le suivi des références aux responsables;
• il ou elle coordonne l’organisation de l’événement annuel de reconnaissance des bénévoles;
• il ou elle prépare les communications concernant le bénévolat à la Société.

Responsable de la gestion des membres

Description de l’emploi bénévole :

La Société Provancher compte plusieurs centaines de membres qui doivent renouveler leur adhésion annuellement. Et bon an mal an, une centaine de nouveaux membres s’ajoutent à ses effectifs. Les adhésions et renouvellements se font en ligne à partir du site Internet de la Société en lien avec un système de gestion des membres fourni par une compagnie spécialisée. Quelques dizaines de clients à peine effectuent leurs paiements par courriel et par chèque.

Principales tâches :

La personne responsable de la gestion des membres aura pour tâches :

• de représenter la Société et d’assurer le bon déroulement des opérations liées aux adhésions et aux renouvellements;
• de répondre rapidement aux demandes d’information;
• d’émettre des cartes de membres (processus automatisé);
• d’émettre des reçus pour dons de charité (processus automatisé);
• de produire les statistiques mensuelles et annuelles à l’aide du système;
• de produire des listes et des tableaux pour diverses utilisations au sein de la Société à l’aide du système;
• de mettre à jour et d’expédier les avis et les rappels de renouvellement aux moments opportuns;
• de remettre et d’expédier les factures pour les membres associés et de recevoir les paiements (une vingtaine);
• de s’assurer de la cohérence et de la validité des informations dans la base de données des membres;
• d’effectuer d’autres petites tâches en lien avec la gestion des membres, des dons et des abonnés;
• de collaborer étroitement avec la personne responsable du pilotage du système pour son développement et son entretien.

Profil recherché :

Nous recherchons une personne de confiance pour effectuer ce travail en contact régulier avec nos membres et notre clientèle.

• La personne doit être honnête, dévouée et aimer le contact avec le public;
• elle doit être familière avec l’utilisation d’un ordinateur et la navigation sur Internet;
• elle doit aussi savoir écrire dans un français impeccable afin de répondre aux courriels des clients;
• la connaissance préalable du système de gestion des membres n’est pas nécessaire, car il y aura une formation et du soutien à cet égard.

La personne bénévole devra pouvoir consacrer les heures requises et convenues pour la bonne exécution du travail et respecter les échéances.

Nombre d’heures requises : En moyenne 2,5 heures par semaine.

Lieu de travail : La personne travaille de sa résidence sur son propre ordinateur ou tablette.

Date de début : En tout temps                 Date de fin : Indéterminée

Formation offerte : Il y aura une formation offerte par la personne actuellement en place.

Avantage : Certains frais préautorisés peuvent être remboursés.

Pour s’inscrire : Compléter le formulaire d’offre de bénévolat sur le site web de la Société Provancher : devenir bénévole.

Responsable des dons et du financement

Description de l’emploi bénévole :

Cette personne participe à toutes les activités du comité des dons et du financement. 

Principales tâches :

 La personne s’implique aux différentes tâches du comité sur les dons et le financement. À cet effet,

• elle participe aux rencontres du comité et aux activités prévues;
• elle contribue à l’élaboration du plan d’action du comité qui consiste à prévoir les activités annuelles de financement;
• elle participe à l’organisation des activités de financement en s’impliquant dans la planification et la réalisation de celles-ci;
• elle s’implique dans la campagne de financement en sollicitant des partenaires privés ou publics les invitant à supporter financièrement la Société dans ses différentes activités;
• elle est en soutien aux demandes de subventions.

Profil recherché :

La personne recherchée a été impliquée dans différentes activités de financement d’organismes à but non lucratif. Elle connaît le milieu des affaires et doit avoir un réseau lui permettant d’entrer en contact facilement avec des gens. Elle est facilement accessible et disponible pour participer aux activités du comité. Elle connaît le mandat de la Société et de préférence les sites où elle s’implique.

Nombre d’heures requises : En moyenne 2,5 heures par semaine.

Lieu de travail : La personne travaille de sa résidence sur son propre ordinateur ou tablette.

Date de début : en tout temps; Date de fin : indéterminée

Formation offerte :

Avantage : Certains frais préautorisés peuvent être remboursés.

Pour s’inscrire : Remplir le formulaire d’offre de bénévolat sur le site web de la Société Provancher: devenir bénévole.

Membre du conseil d’administration provenant de la région de Portneuf

Comité : Conseil d’administration

Groupe de travail : Conseil d’administration

Nombre d’emploi : 1                    À combler : 1

Description de l’emploi bénévole :

La personne recrutée provient de la région de Portneuf, afin de consolider l’ancrage de la Société Provancher dans cette région.

Principales tâches :

En plus des responsabilités régulières en tant que membre du CA, la personne est engagée dans son milieu. Pour ce faire :

• elle entretient des relations avec les organismes partenaires ou financiers;
• elle est attentive aux opportunités de financement;
• elle entretient des liens avec les institutions d’enseignement, de culture, de loisir et de l’environnement, etc.;
• elle collabore à la recherche de bénévoles en région, à l’organisation des corvées de bénévoles, à la mise sur pied et à la réalisation d’activités reliées à la mise en valeur des territoires de l’Ouest;
• elle collabore également avec le responsable des territoires de l’Ouest;
• elle participe aux travaux du chantier : ancrage dans les milieux où nous avons des territoires et mise en valeur des produits notoires.

Profil recherché :

• La personne recherchée est organisée et dévouée;
• elle sait assurer un leadership mobilisateur auprès des organismes locaux et régionaux;
• son sens des relations humaines et son entregent lui permettent de développer des relations harmonieuses et fructueuses avec le milieu local et régional;
• elle collabore aussi activement avec ses collègues de la Société Provancher, notamment pour l’ensemble des activités qui sont offertes sur les territoires de l’Ouest;
• la personne demeure dans la région de Portneuf.

Nombre d’heures requises : En moyenne 10 heures par mois.

Lieu de travail : La personne travaille de sa résidence sur son propre ordinateur ou tablette.

Date de début : en tout temps                  Date de fin : Indéterminé

Formation offerte : Il y aura une formation offerte par la personne actuellement en place.

Avantage : Certains frais préautorisés peuvent être remboursés.

Pour s’inscrire :  Compléter le formulaire d’offre de bénévolat sur le site web de la Société Provancher: devenir bénévole.

Membre du conseil d’administration provenant de la région du Bas-Saint-Laurent

Comité : Conseil d’administration

Groupe de travail : Conseil d’administration

Nombre d’emploi : 1                    À combler : 1

Description de l’emploi bénévole :

Membre du CA habitant le Bas-Saint-Laurent afin de consolider l’ancrage de la Société Provancher dans la région.

Principales tâches :

En plus des responsabilités régulières en tant que membre du CA, la personne est engagée dans son milieu. Pour ce faire :

• elle a des relations avec les organismes partenaires ou financiers; elle participe à la recherche d’opportunités de financement;
• sa relation avec les institutions d’enseignements, de culture, de loisir, de l’environnement, etc., est un atout;
• elle collabore à la recherche de bénévoles en région, à l’organisation des corvées de bénévoles, à la mise sur pied et à la réalisation d’activités reliées à la mise en valeur des territoires de l’Est;
• de plus, elle collabore avec le responsable des territoires de l’Est et avec le responsable du dossier les Amis de l’île aux Basques;
• elle participe aux travaux du chantier relatif à rendre viable le modèle financier et d’opération de l’île aux Basques à moyen et long terme et à ceux du  chantier Ancrage dans les milieux où nous avons des territoires et mise en valeur des produits notoires.

Profil recherché :

• La personne recherchée est organisée et dévouée;
• elle sait assurer un leadership mobilisateur auprès des organismes locaux et régionaux;
• son sens des relations humaines et son entregent lui permettent de développer des relations harmonieuses et fructueuses avec le milieu local et régional;
• elle collabore aussi activement avec ses collègues de la Société Provancher, notamment pour l’ensemble des activités qui sont offertes sur les territoires de l’Est;
• elle demeure dans la région du Bas-Saint-Laurent.

Nombre d’heures requises : En moyenne 10 heures par mois.

Lieu de travail : La personne travaille de sa résidence sur son propre ordinateur ou tablette.

Date de début : En tout temps                  Date de fin : Indéterminée

Formation offerte : Il y aura une formation offerte relativement à la formation des membres du conseil d’administration.

Avantage : Certains frais préautorisés peuvent être remboursés.

Pour s’inscrire :  Compléter le formulaire d’offre de bénévolat sur le site web de la Société Provancher: devenir bénévole.